Vervanging houdt in: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties. De originele bescheiden worden vervolgens vernietigd. De reproducties nemen dus volledig de plaats in van de oorspronkelijke bescheiden. Zij worden daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995. De nieuwe informatiedragers, bijvoorbeeld microfilms en optische schijven, moeten dan ook voldoen aan de eisen die worden gesteld in de Archiefregeling 2009, die vanaf 1 april 2010 van kracht is.
Vervanging wordt ook wel substitutie genoemd.
Besluit tot vervanging
Er kan alleen besloten worden tot vervanging als dit geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
Als blijvend te bewaren archiefbescheiden onvoldoende duurzaamheid hebben om na honderd jaar zonder noemenswaardige achteruitgang raadpleegbaar te zijn, dan is de zorgdrager verplicht over te gaan tot vervanging.
Verklaring van vervanging
Van de vervanging dient een verklaring worden opgemaakt, met daarin een specificatie van de vervangen archiefbescheiden. De zorgdrager is verantwoordelijk voor het opstellen van deze verklaring. Hierin geeft hij onder andere aan op grond waarvan de vervanging heeft plaats gevonden en op welke manier.
Download een model-besluit tot vervanging.
Machtiging tot vervanging
De zorgdrager heeft zelf de bevoegdheid om archiefbescheiden te vervangen. Voor blijvend te bewaren bescheiden dient een machtiging te worden verkregen van de minister van Onderwijs Cultuur en Wetenschap (of van de staatssecretaris, wanneer deze met cultuur belast is) of van Gedeputeerde Staten. Als de machtiging wordt verkregen, dan geldt deze tevens als machtiging tot vernietiging van de oorspronkelijke bescheiden.
Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden
Op 1 februari 2008 is de Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden van kracht geworden. Deze Beleidsregel is alleen van toepassing voor vervanging in het kader van het digitaliseren van werkprocessen. Voor retrospectieve vervanging van afgesloten archiefbestanden geldt dat elke aanvraag op zijn eigen merites wordt beoordeeld.
De Beleidsregel is alleen van toepassing op de machtiging voor de organen van de centrale overheid en de provincies.
Als deze overheidsorganen papieren archiefbescheiden willen vervangen door digitale exemplaren is de Beleidsregel het kader voor het inrichten van het proces van vervanging en het aanvragen van een machtiging.
Een aanvraag voor een machtiging moet worden gedaan bij de algemene rijksarchivaris.
De algemene rijksarchivaris zal op basis van deze Beleidsregel aanvragen voor een machtiging voor digitale vervanging van archiefbescheiden beoordelen.
Download een model-machtiging tot vervanging.
Met het van kracht worden van de beleidsregel hebben de aanvragers van een machtiging én het Nationaal Archief een kader waarmee het aanvragen van een machtiging eenvoudiger wordt.
Lees de Beleidsregel digitale vervanging en de Toelichting daarop.
Handboek digitale vervanging
Een machtiging voor digitale vervanging wordt verleend als men voldoet aan de vereisten van de beleidsregel.
Vaak worden door de aanvragers deze eisen verwerkt in een zogenoemd Handboek, waarin de verschillende elementen worden beschreven.
De provincie Overijssel heeft een publicatie-exemplaar van het door de provincie opgestelde Handboek beschikbaar gesteld voor publicatie op deze website.
Download het voorbeeld-Handboek digitale vervanging.
Veelgestelde vragen Beleidsregel vervanging
Weten wanneer u een machtiging moet aanvragen, bij wie en nog veel meer?
Bekijk het overzicht van de meestgestelde vragen over de machtiging voor vervanging.